Czy warto wdrożyć Microsoft 365 (wcześniej Office 365)? Postaramy się odpowiedzieć na to pytanie przedstawiając korzyści takiego rozwiązania. Ale co to właściwie jest? M365 to platforma dostarczająca aplikacje biurowe (Word, Excel it.), dysk w chmurze oraz pocztę firmową w modelu subskrypcji, czyli płacimy okresową opłatę za każdego aktywnego użytkownika platformy.  Szczegółową zawartość poszczególnych pakietów można sprawdzić tutaj .

Korzyści

Bezpieczeństwo

Niewątpliwą zaletą platform takich jak Microsoft 365 czy Google Workspace jest pozbycie się części zmartwień i odpowiedzialności ze swoich barków. W takim modelu za techniczne utrzymanie dysku w chmurze, komunikatora wewnętrznego, czy poczty odpowiada dostawca platformy. Jego obowiązkiem staje się zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa usług, ich bieżącej aktualizacji i dbanie o nieprzerwane działanie. Wyraźna korzyść jest odczuwalna w sferze firmowej poczty, ponieważ jej samodzielne utrzymanie z zapewnieniem odpowiednich filtrów antyspamowych wymaga sporych nakładów pracy. Tani dostawcy poczty zazwyczaj mają poważne braki w sferze spamu, który stanowi często zalążek i pierwszy etap ataku hakerskiego. Więcej o tematyce ataków a w szególności popularnego Ransomware możesz przeczytać w naszym wpisie Ransomware vs małe i średnie przedsiębiorstwa.

Mobilność

Microsoft 365 umożliwia pracę w chmurze, co pozwala na łatwy i szybki dostęp do plików, dokumentów i innych zasobów niezależnie od lokalizacji i urządzenia. Pakiet zawiera takie narzędzia jak Word, Excel, PowerPoint czy Outlook, co pozwala na tworzenie, edycję i udostępnianie dokumentów, prezentacji i wiadomości e-mail z dowolnego miejsca i urządzenia.

Przejrzyste licencjonowanie i elastyczność

Każdy kto musiał zakupić sporo standardowych licencji oprogramowania Office, a następnie je zainstalować prawdopodobnie zna ból katalogowania i wyszukiwania wolnych kluczy licencyjnych, żonglowania różnymi wersjami i siermiężnych poszukiwać zaginionych licencji. Platforma M365 oferuje różne opcje subskrypcji, co pozwala na wybór opcji, która najlepiej odpowiada potrzebom organizacji. Dostępne są pakiety dla małych, średnich i dużych firm. Każdy użytkownik organizacji (która ma wykupiony odpowiedni typ licencji) może pobrać i zainstalować oprogramowanie na 5 urządzeniach jednocześnie (w tym na urządzeniach mobilnych), nie ma konieczności podawania kluczy licencyjnych, dodatkowo posiadamy zawsze dostęp do najnowszych wersji aplikacji.

Komunikacja i współpraca

Microsoft Teams to aplikacja do komunikacji i współpracy w ramach zespołów, która oferuje wiele korzyści dla organizacji. Oto niektóre z najważniejszych korzyści:

• Łatwość komunikacji: Microsoft Teams umożliwia szybką i łatwą komunikację między członkami zespołu, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Dzięki temu możliwe jest szybsze podejmowanie decyzji i szybsza reakcja na potrzeby zespołu.

• Współdzielenie plików umożliwia łatwe współdzielenie plików i dokumentów między członkami zespołu. Wszystkie pliki są przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia ich organizację i zapewnia dostępność dla wszystkich członków zespołu.

• Wideo i audio konferencje w aplikacji Microsoft Teams oferują wirtualne spotkania zespołu, nawet jeśli członkowie zespołu pracują z różnych miejsc na świecie.

• Integracja z innymi narzędziami firmy Microsoft, takimi jak SharePoint, OneNote, czy Planner, co umożliwia jeszcze większą efektywność w pracy zespołowej.

• Wsparcie dla pracy zdalnej: W dobie pandemii korzystanie z Microsoft Teams stało się niezwykle popularne, gdyż umożliwia pracę zdalną i zapewnia ciągłość pracy zespołowej, niezależnie od lokalizacji członków zespołu.

Ponadto platforma daje możliwość pracy przez wiele osób jednocześnie nad jednym dokumentem Word, skoroszytem Excel czy prezentacją PowerPoint.

Jak wygląda wdrożenie Microsoft 365?

Przybliżony proces wdrożenie zaczyna się od założenia konta i zakupienia licencji, następnie należy utworzyć konta dla użytkowników organizacji. Podłączyć naszą domenę. Jeśli posiadamy już jakieś rozwiązanie pocztowe kolejnym krokiem będzie migracja skrzynek do usługi Exchange ( serwer pocztowy – element platformy M365 ). Dla bardziej zaawansowanych użytkowników pozostaje jeszcze możliwość dokładniejszej konfiguracji pozwalającej na określenie szczegółowych reguł dotyczących użytkowania platformy. Po wykonaniu powyższych kroków użytkownicy będą mogli zalogować się do platformy na stronie office.com i kożystać z aplikacji w wersji przeglądarkowej lub skorzystać z opcji pobrania oprogramowania na swój komputer.